Monitorowanie komputera pracownika oraz monitorowanie pracownika – pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania dotyczące monitorowania komputerów pracowników i monitorowania pracowników

Poniżej znajdziesz listę najczęściej zadawanych pytań dotyczących monitorowania komputerów pracowników i monitorowania pracowników

Czy pracodawca może sprawdzać komputer pracownika?

Tak. Zgodnie z art. 222 §7 kodeksu pracy pracodawca ma jednak obowiązek poinformować pracownika o monitorowaniu jego pracy w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Taką informację pracownik powinien otrzymać nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu lub w momencie rozpoczynania pracy (dla nowych pracowników). Monitorowanie komputera pracownika nie może jednak naruszać godności i dóbr osobistych pracownika Kwestię tę porusza artykuł 111 Kodeksu Pracy, a główny nacisk położony jest na wolność i tajemnicę korespondencji. Ponadto, pracodawcę obowiązują również przepisy o ochronie danych osobowych.

Jak może wyglądać powiadomienie pracowników o możliwości monitoringu?

Przykład powiadomienia o monitoringu/możliwości monitoringu:

MONITORING KOMPUTERÓW SŁUŻBOWYCH

1. Na podstawie (tu podstawa prawna, zarządzenie itp.) wprowadza się monitoring służbowych komputerów i służbowej aktywności internetowej pracowników w celu kontroli czasu pracy oraz wykorzystywania połączeń on-line dla celów służbowych.
2. Przez służbowe komputery należy rozumieć stanowiące własność pracodawcy / udostępnione przez pracodawcę, lecz używane przez pracowników do wykonywania obowiązków wynikających ze stosunków pracy, komputery stacjonarne, komputery przenośne (laptopy), notebooki (np. tablety).
3. Monitoring nie będzie naruszał tajemnicy korespondencji oraz godności i dóbr osobistych pracowników.
4. Dostęp do materiałów z monitoringu będą miały wyłącznie osoby upoważnione do przetwarzania zawartych w nich danych, zobowiązane do zachowania w tajemnicy tych danych.
5. Materiały z monitoringu, w tym raporty aktywności internetowej będą przechowywane nie dłużej niż X miesięcy. Po upływie tego okresu materiały będą niszczone w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie, o ile nie zaistnieje konieczność ich przechowywania do czasu zakończenia określonego postępowania, w którym będą stanowić dowód.
6. Pracownikowi, którego dane znajdują się w materiałach pozyskanych z monitoringu przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania i usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu”.

Jak powinno być napisane powiadomienie pracowników o możliwości monitoringu?

Powiadomienie o możliwości monitoringu powinno być napisane językiem prostym, pozwalającym każdemu pracownikowi na jednoznaczne zrozumienie jego treści.

Zakres monitoringu powinien być określony jednoznacznie i obejmować wszystkie formy rzeczywistego monitoringu, jaki może być prowadzony za pomocą posiadanego narzędzia informatycznego. Zatem zakres należy określić na tyle szeroko żeby w przypadku zmiany narzędzi do monitorowania nie było konieczności powtórnego powiadamiania pracowników.

W powiadomieniu nie zaleca się stosowania pojęć informatycznych (np. ruch sieciowy, TCP/IP, SNMP itp.). Zalecamy zastosowanie zwrotów typu: “uruchamiane programy”, “drukowane dokumenty”, “wyświetlane strony internetowe” itp.

Czy powiadomienie musi mieć formę pisemną?

Powiadomienie musi mieć formę zapewniającą tzw. rozliczalność. Dla wygody zaleca się stosowanie formy pisemnej – w formie podpisania wydrukowanych powiadomień.

Czy pracownik może się nie zgodzić na monitoring komputera?

Pracownik ma obowiązek stosowania się do wszystkich zasad i regulaminów obowiązujących u danego pracodawcy. W przypadku odmowy podpisania powiadomienia o monitoringu może to być potraktowane jak naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracownik może nie zostać dopuszczony do pracy. Może też zostać rozwiązana z nim umowa o pracę.

Co widzi pracodawca na komputerze?

Wszystkie działania na sprzęcie służbowym mogą zostać skontrolowane przez pracodawcę. Pracodawca może kontrolować: datę uruchomienia i wyłączenia komputera, podłączane urządzenia (telefony, dyski twarde, urządzenia USB), datę zalogowania i wylogowania użytkownika, uruchamiane programy, otwierane strony www, drukowane dokumenty, otwierane dokumenty, kopiowane dane (np. schowek), kopiowane pliki, transfer danych do chmur, wysyłane wiadomości mailowe itp.

Zakres monitorowanych obszarów zależy od stosowanego narzędzia do monitoringu (oprogramowania).

Czy użytkownik może się zorientować czy komputer jest monitorowany?

Użytkownik nie posiadający praw administratora na danym komputerze nie zorientuje się, że komputer jest monitorowany. Współczesne narzędzia monitoringu (oprogramowanie) nie są widoczne dla użytkownika oraz nie obciążają komputera.

Czy w trybie incognito pracodawca widzi otwierane strony internetowe?

Dane przeglądania w trybie prywatnym nie są zapisane w historii przeglądania danego urządzenia, jednak są one dostępne m.in. dla pracodawcy czy dla dostawcy internetu. Tryb incognito nie jest też zabezpieczeniem przed oprogramowaniem monitorującym.

Czy pracodawca ma prawo sprawdzić historię przeglądarki?

Pracodawca jest uprawniony do weryfikacji historii przeglądarki internetowej w komputerze służbowym pracownika i nie potrzebuje w takiej sytuacji zgody pracownika.  Odbieranie prywatnych e-maili, przeglądanie stron internetowych niezwiązanych z wykonywanymi zadaniami służbowymi czy też odwiedzanie portali społecznościowych w godzinach pracy – te dane są dostępne dla pracodawcy.

Czy pracodawca może podglądać ekran?

Tak. Dobre praktyki związane z bezpieczeństwem danych (np. danych osobowych) zalecają uzyskanie zgody pracownika na udostępnienie ekranu tuż przed połączeniem. Pracownik otrzymuje na ekranie komunikat o próbie podłączenia np. administratora IT i decyduje czy udostępni ekran komputera w danym momencie. Należy pamiętać, że techniczne możliwości narzędzi do monitorowania umożliwiają podłączenie się do ekranu pracownika bez jego zgody i w sposób całkowicie przezroczysty (pracownik nie wie, że np. administrator widzi jego ekran).

Czy pracodawca może monitorować pocztę pracownika?

Wielu pracodawców zastanawia się, czy może wprowadzić monitoring pracowników. Wątpliwości nasilają się zwłaszcza w przypadku kontroli poczty elektronicznej. Zgodnie z postanowieniami Kodeksu pracy pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, w sytuacji, gdy jest to niezbędne w jego ocenie do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Dotyczy to wyłącznie poczty służbowej.

Czy pracodawca może monitorować prywatną pocztę pracownika?

Nie. Taka kontrola może naruszać tajemnicę korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy). W celu wyeliminowania ryzyka związanego z możliwością monitorowania poczty prywatnej na komputerach służbowych zaleca się wyłączenie możliwości korzystania przez pracowników z prywatnej poczty na urządzeniach służbowych (np. tablet, komputer). Takie wyłączenie powinno znaleźć się w regulaminie.

Może Cię zainteresować