Inwentaryzacja IT

Kontroluj realne wykorzystanie zasobów informatycznych w Twojej organizacji. Szybko i sprawnie inwentaryzuj sprzęty i zapanuj nad serwerami oraz maszynami wirtualnymi w Twoim przedsiębiorstwie.

Czym jest inwentaryzacja IT?

Proces inwentaryzacji IT jest formalnym obowiązkiem każdej organizacji i polega na sporządzeniu wykazu wszystkich dostępnych sprzętów informatycznych w firmie. Zazwyczaj przeprowadza się ją ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Nie jest to jednak sztywny termin. Celem inwentaryzacji jest sprawdzenie rzeczywistego stanu urządzeń w przedsiębiorstwie oraz rozliczenie osób, które są przypisane do danego sprzętu komputerowego i odpowiadają za jego eksploatację. Proces ten obejmuje także odpowiednie oznakowanie każdego urządzenia w organizacji i wprowadzenie go do bazy danych.

Dlaczego warto inwentaryzować infrastrukturę IT?

Inwentaryzacja sprzętu komputerowego oraz jego monitorowanie nie przysparza aż tak wielu problemów, jeśli Twoja infrastruktura IT jest niewielka. Z czasem jednak, wraz z rozwojem Twojej firmy zaczynasz zatrudniać kolejne osoby do zespołu i rozbudowywać swoją infrastrukturę. W tej sytuacji ręczna inwentaryzacja komputerów bez żadnego systemu informatycznego może okazać się nie lada trudnością. Dlatego, jeżeli zależy Ci na sprawnym ewidencjonowaniu sprzętów oraz spełnieniu obowiązku prawnego, powinieneś rozważyć wdrożenie systemu informatycznego, który odczytuje między innymi dokładną konfigurację sprzętową oraz wykrywa nowe urządzenia w infrastrukturze.

eAuditor - Inwentaryzacja wszystkich typów urządzeń

Inwentaryzacja w systemie eAuditor

W celu przeprowadzenia inwentaryzacji konieczne jest odpowiednie przygotowanie infrastruktury, aby możliwe było odczytanie ewid urządzeń. Określenie posiadanych zasobów informatycznych w organizacji może być wynikiem:

  • Ręcznego skanowania kodów inwentarzowych

W tym celu należy wygenerować kody kreskowe, które zostaną wykorzystane następnie jako znaki indentyfikacyjne naklejone na poszczególne urządzenia. System eAuditor odczytuje aż 17 rodzajów kodów (w tym kody QR), których zeskanowanie pozwala na zewidencjonowanie urządzeń w organizacji. Stworzone w systemie eAuditor kody można wydrukować na dowolnej drukarce. Samo skanowanie odbywa się przy użyciu aparatu w telefonie lub dedykowanej aplikacji (e-Inventory).

Dzięki możliwości manualnego dodawania typów urządzeń do systemu, organizacje w praktycznie każdej branży (np. produkcyjnej, technologicznej, medycznej) mogą prowadzić inwentaryzację sprzętu komputerowego.

  • Automatycznego skanowania urządzeń podłączonych do sieci

W tym celu wykorzystuje się wbudowany skaner sieci, który między innymi za pomocą protokołu SNMP odczytuje dostępne urządzenia w sieci. Administrator sam może określić częstotliwość skanowania, aby była zgodna z wewnętrznymi wymaganiami. Zaleca się wykonanie skanowania przed samym procesem wykonania inwentaryzacji, ponieważ w systemie wyświetlane będą najbardziej aktualne dane.

Korzyści wynikające z zastosowania systemu do inwentaryzacji IT

Szybkie generowanie raportów

Dzięki systemowi eAuditor zaoszczędzisz czas, bo automatycznie wygenerujesz dowolną ilość dokumentów z puli ponad 200 predefiniowanych raportów dotyczących między innymi inwentaryzacji, do większości widoków w systemie. Dodatkowo wbudowany kreator pozwoli Ci przygotować własne szablony dokumentów oraz wyeksportujesz informacje z tabeli do następujących formatów: xslx, xls, Open Office Calc, CSV, HTML, MHT, XML, JPG, PNG, GIF, BMP.

Oszczędność czasu, dzięki automatycznym raportom

Od teraz nie musisz już tracić czasu na schematyczne i ręczne wykonywanie powtarzalnych czynności, bo nasz system zrobi to za Ciebie! Wbudowany harmonogram pozwoli Ci na automatyczne wysyłanie raportów e-mailem z uwzględnieniem parametrów statycznych i dynamicznych oraz zapisywanie ich w dowolnej lokalizacji. Ponadto baza predefiniowanych typów jest duża i edytowalna, więc masz pełną dowolność i możliwość jej zmieniania.

Mobilność

Masz wgląd do wszystkich informacji w systemie z każdego miejsca, ponieważ eAuditor jest w pełni webowy. Skorzystasz z niego na każdym urządzaniu z poziomu przeglądarki. Ponadto inwentaryzacji dokonasz za pośrednictwem smartfona z systemem Android, dzięki dedykowanej aplikacji lub przy użyciu komponentu e-Inventory (Windows Mobile), instalując oprogramowanie na kolektorze PDA. Dodatkowo eAuditor jest kompatybilny z następującymi systemami operacyjnymi: Windows, MacOs oraz Linux.

Pełna kontrola nad sprzętem w organizacji

Za pomocą kilku kliknięć odczytasz i wygenerujesz protokoły przekazania, zwrotu, zwrotu-przekazania z poziomu WorkTime Managera. Ponadto szybko sprawdzisz jaki sprzęt komputerowy przypisany jest do danego użytkownika w Twojej organizacji i stworzysz zestawy urządzeń. Pozwoli Ci to na efektywne wykorzystywanie środowiska informatycznego.

Prosta ewidencja sprzętu komputerowego

Masz do dyspozycji aż 17 rodzajów kodów, za pomocą których zewidencjonujesz urządzenia w Twojej firmie. W systemie eAuditor automatycznie stworzysz także naklejki, które zawierają kluczowe dane dotyczące urządzeń w Twojej firmie z możliwością ich wydruku na dowolnej drukarce. Dodatkowo automatyczne generowane kody QR, przekierują Cię bezpośrednio do karty szczegółowej urządzenia, po zeskanowaniu go zwykłym aparatem w telefonie.

Nadzór nad kosztami w organizacji

Posiadasz pełną kontrolę nad sprzętem w swojej firmie, dzięki czemu nadzorujesz kwestie związane z finansami. Możesz tworzyć zestawienia kosztów związanych z zakupem, naprawą lub definiować powiadomienia o zbliżającym się terminie upływu serwisu.

Ewidencjonowanie wielu typów sprzętów

Szybko i bez problemu zinwentaryzujesz nie tylko komputery, ale też inne urządzanie w Twojej firmie. W systemie eAuditor zewidencjonujesz wiele typów sprzętów, takich jak: komputery, drukarki, monitory, urządzenia USB, kamery, urządzenia multimedialne, itp. Ponadto możliwe jest manualne dodanie własnych typów urządzeń, które są charakterystyczne dla danej branży np. maszyny produkcyjne czy respiratory.

Oszczędność

Pełna informacja o wszystkich zasobach IT umożliwia podejmowanie lepszych decyzji zakupowych i eksploatacyjnych. Gdy wiesz co posiadasz, a czego brakuje, możesz optymalnie zaplanować zakupy, bez ponoszenia zbędnych wydatków.

Odpowiedzialność za sprzęt

Inwentaryzacja zasobów IT pomoże Ci również zwiększyć odpowiedzialność pracowników za powierzony im sprzęt. Weryfikując okresowo zasoby IT znacznie ograniczysz ich zaginięcia, czy nadmiarowe zużycie.

Kontrola nad majątkiem

Znając stan infrastruktury IT będziesz w stanie w pełni ją wykorzystać. Możesz dokonać przesunięć sprzętu na podstawie informacji o tym, jak aktualnie wykorzystywane są dane komputery, drukarki, skanery oraz inne urządzenia.

Czy eAuditor jest dla Ciebie?

Poznaj eAuditor podczas bezpłatnej prezentacji.

Prezentacja online