eAuditor V6 - Protokół przekazania sprzętu komputerowego w 20 sekund.

Protokoły przekazania i zwrotu sprzętu IT w systemie eAuditor – zautomatyzowane rozwiązanie dla profesjonalistów IT

Tu znajdziesz odpowiedzi na pytania:

› jakie protokoły niezbędne są w dziale IT, jakie informacje powinny zawierać,

› jak w prosty i szybki sposób generować protokoły przekazania sprzętu komputerowego,

› jak szybko generować protokoły zwrotu sprzętu IT  z jednoczesnym przekazaniem ich nowemu pracownikowi,

› w jaki sposób wykorzystać monitorowanie komputerów i użytkowników do generowania protokołów,

› w jaki sposób powiązać wygenerowanie protokołu z fizycznym przypisaniem urządzenia (komputera) do pracownika,

› jak zautomatyzować proces przekazywania i zwrotu sprzętu IT,

› ile czasu zajmuje w systemie eAuditor wygenerowanie protokołów.

Mam wdrożony system eAuditor. Czy w prosty i szybki sposób mogę wygenerować protokoły?2018-11-03T14:00:36+00:00

TAK. Wprowadzona funkcjonalność pozwala na szybkie wygenerowania protokołów przekazania sprzętu dla wszystkich pracowników w oparciu o dane już zaewidencjonowane w systemie (w toku normalnej eksploatacji).

Jak system eAuditor kojarzy z pracownikiem zasoby wydane wcześniej pracownikowi?2018-11-03T14:01:06+00:00

System eAuditor sugeruje, aby w protokole znalazły się zasoby, które pracownik użył jako ostatnie. Np. zalogował się do komputera „Komputer1”, użył pendrive o identyfikatorze „Identyfikator1”, podłączył do swojego komputera (gdy był zalogowany) aparat fotograficzny itp.

Każdą z wstępnie wylistowanych pozycji można z protokołu wyłączyć.

Czy system eAuditor „pilnuje”, aby urządzenie mogło być przekazane tylko jednej osobie?2018-11-03T16:28:36+00:00

TAK. Jedno urządzenie może być wydane tylko i wyłącznie jednej osobie. W przypadku korzystanie z tego urządzenia przez inną osobę system eAuditor wyświetla informację, że z urządzenia korzysta osoba nieuprawniona.

W przypadku, gdy całość sprzętu zwracana jest przez jednego pracownika i wydawana jednocześnie innemu pracownikowi to czy system eAuditor posiada funkcjonalność obsługi tego procesu?2018-11-03T16:29:09+00:00

TAK. W przypadku zwracania sprzętu przez pracownika system wyświetla listę wszystkich urządzeń wydanych pracownikowi (nawet wydanych na wielu protokołach) i sugeruje zwrot przez tego pracownika wszystkich pozycji, z jednoczesnym wydaniem zwracanych pozycji innemu pracownikowi. System generuje w sposób w pełni automatyczny dokument zwrotu (PZ – Protokół Zwrotu sprzętu) oraz dokument wydania (PP – Protokół Przekazania sprzętu).

Czy jest możliwość zdefiniowania treści dokumentów przekazania i zwrotu?2018-11-03T16:29:35+00:00

TAK. W systemie eAuditor jest możliwość pełnej definicji nagłówka i stopki dokumentów przekazania i zwrotu sprzętu. Treść jest zapisywana z danych dokumentów, co umożliwia podgląd i wydruk dokumentu w dowolnym czasie.

Mamy wdrożony system eAuditor i przypisane urządzenia (komputery, monitory dodatkowe, pendrive, dyski zewnętrzne USB) do pracowników. Jednak nie wystawiliśmy protokołów. Czy w takim wypadku należy zlikwidować istniejące przypisanie urządzenia do pracownika a następnie wygenerować dla tego pracownika protokół przekazania?2018-11-03T16:31:52+00:00

W takim przypadku wystarczy w systemie eAuditor wygenerować Protokół Przekazania (PP – Protokół Przekazania). System automatycznie umieści na protokole urządzenia już przypisane pracownikowi.

Czy w przypadku, gdy mamy urządzenie wydane pracownikowi i wystawiony protokół to można w szybki sposób takie przypisanie odłączyć?2018-11-03T16:30:22+00:00

W przypadku, gdy w systemie eAuditor wygenerowano protokół przekazania (urządzenie zostało przypisane pracownikowi) zwrot urządzenia przez pracownika spowoduje automatyczne wystawienie protokołu zwrotu (PZ- Protokół zwrotu).

Czy wygenerowanie protokołu przekazania powoduje automatyczne utworzenie relacji Pracownik – Urządzenie?2018-11-03T16:30:45+00:00

TAK. Wygenerowanie w systemie eAuditor protokołu przekazania  (PP – Protokół przekazania) powoduje automatyczne przypisanie urządzenia do pracownika (utworzenie relacji). Wygenerowanie protokołu zwrotu (PZ- Protokół zwrotu) skutkuje odłączeniem urządzenia od pracownika (utrata relacji).

Czy protokoły przekazania i protokoły zwrotu są w zapamiętywane w systemie eAuditor?2018-11-03T16:31:10+00:00

TAK. Protokół przekazania (PP – Protokół Przekazania) i protokół zwrotu (PZ – Protokół Zwrotu) mają postać dokumentów i są zapamiętywane przez system eAuditor. W każdej chwili można podejrzeć i wydrukować dokument historyczny, wszystkie dokumenty danego pracownika oraz wszystkie dokumenty, które zawierały dane urządzenie.

eAuditor - Automatyczne generowanie protokołów przekazania sprzętu komputerowego
Protokół przekazania sprzętu komputerowego (PDF)
Protokół przekazania sprzętu komputerowego z kodami (PDF)
Protokół zwrotu sprzętu komputerowego (PDF)

Ułatwienie pracy administratorom IT

Przygotowywanie protokołów przekazania sprzętu pracownikom oraz późniejszy proces „pilnowania” ruchu sprzętu jest bardzo czasochłonny i uciążliwy. Niestety – z przyczyn formalnych – zalecany i wymagany. Wg naszego badania wiele podmiotów rezygnuje z przygotowywania protokołów z uwagi na brak wystarczających zasobów ludzkich w działach IT oraz brak zautomatyzowania tych procesów.

Rodzaje protokołów

Podstawowe rodzaje protokołów (absolutne minimum) to protokół przekazania sprzętu komputerowego oraz protokół zwrotu sprzętu komputerowego.

System eAuditor wspiera następujące rodzaje protokołów:

  • PP – Protokół Przekazania,
  • PZ – Protokół Zwrotu,
  • PZ + PP – Protokół Zwrotu + Protokół Przekazania

Kluczowe założenia

W celu utrzymaniu spójności i logiki w procesie zarządzania zasobami IT należy przyjąć następujące założenia:

  • jeden protokół może zawierać wiele pozycji (możemy wydać kilka pozycji za jednym razem),
  • jeden pracownik może mieć wiele protokołów (różny sprzęt wydany w różnym czasie),
  • jedna pozycja sprzętu może być wydana w danym momencie tylko jednej osobie (za dany zasób odpowiada w danym momencie wyłącznie jeden pracownik),
  • wygenerowanie dokumentu protokołu skutkuje automatycznym utworzeniem, bądź usunięciem relacji pracownik – urządzenie (taki mechanizm zapewnia, że zawsze wiadomo, jakim sprzętem dysponuje pracownik z jednej strony, a z drugiej – do kogo należy dany sprzęt),
  • protokoły można modyfikować w każdym czasie (zachodzi konieczność dopisania, np. uwag dotyczących wydanego bądź zdanego sprzętu komputerowego), jednak system jest zabezpieczony przed modyfikacją skutkującą zaburzeniem chronologii (np. nie można wydać urządzenia już wydanego),
  • dane w protokołach odzwierciedlają rzeczywiste wartości w momencie generowania dokumentu (należy trzymać zapisy historyczne),
  • protokoły można drukować w każdym czasie (np. można wydrukować protokół historyczny).

Zawartość protokołów

O zawartości protokołów przekazania sprzętu komputerowego napisano już wiele. Co do zasady protokoły zawierają relacje pracownik – urządzenie, co skutkuje odpowiednimi relacjami w systemie informatycznym eAuditor.

Absolutne minimum to: Przekazujący, Odbierający, Data przekazania, Identyfikator sprzętu (np. numer inwentarzowy), numer seryjny, podpis przekazującego, podpis odbierającego.

W protokole powinno być miejsce na uwagi do danej pozycji sprzętu, uwagi do całego protokołu oraz powinna być możliwość dołączenia wybranych załączników. Załącznikami mogą być fotografie, notatki, protokoły z napraw, zestawienie usterek czy uwagi zwracającego.

Protokół w wersji rozszerzonej może zawierać dodatkowo kod paskowy 1D lub 2D. W systemie eAuditor rodzaj drukowanego kodu zależy od ustawień globalnych w konfiguracji systemu. W każdej chwili można dokonać zmiany typu kodu, a system przebuduje wszystkie wygenerowane wcześniej kody.

Protokół może zawierać również:

  • wartość księgową poszczególnych pozycji w momencie przekazania (wydania),
  • notkę prawną o odpowiedzialności pracownika,
  • wskazówki co zrobić w przypadku zagubienia, bądź uszkodzenia sprzętu.

Automatyzacja procesu przygotowania protokołów w systemie eAuditor

Możliwe są rożne scenariusze korzystania z funkcjonalności generowania protokołów w systemie eAuditor:

  1. Ewidencja sprzętu w systemie eAuditor (manualna, automatyczna, z importu), a następnie przygotowanie protokołów przekazania sprzętu dla pracowników wraz z automatycznym przypisaniem urządzeń do pracowników.
  2. Ewidencja sprzętu w systemie eAuditor, przypisanie sprzętu do pracowników w oparciu o wbudowany algorytm sugestii przypisania (przypisz urządzenia nieprzypisane do ostatnich użytkowników), sprawdzenie, a następnie wygenerowanie protokołów przekazania.
  3. Model mieszany wykorzystujący oba powyższe warianty.

Czas na wygenerowanie protokołów dla pracowników w systemie eAuditor

Funkcjonalność generowania protokołów w systemie eAuditor została tak opracowana, aby zminimalizować czas niezbędny na przygotowanie i wydruk protokołu, przy zachowaniu maksymalnej automatyki procesu oraz szerokiej konfigurowalności.

Przygotowanie i wydruk jednego protokołu zajmuje poniżej 20 sekund.

Dane wejściowe do protokołów w systemie eAuditor

W celu wygenerowania protokołów należy:

  • posiadać w systemie eAuditor dane pracowników korzystających z komputerów (np. włączona synchronizacja z Microsoft AD) w zakresie „Imię”, „Nazwisko”. Dane te będą wykorzystane jako dane osoby odbierającej lub zwracającej sprzęt.
  • posiadać (opcjonalnie) włączony mechanizm monitorowania urządzeń USB (w przypadku gdy w protokołach mają być uwzględnione inne urządzenia, np. pamięci masowe USB, aparaty fotograficzne, telefony itp.). Wykorzystanie tego mechanizmu pozwoli na sugerowanie zawartości pozycji w protokole w stosunku do każdego pracownika oraz każdego zasobu.

Protokół przekazania (PP) w systemie eAuditor

W celu utworzenia protokołu przekazania sprzętu należy:

  • Wejść na widok Osoby > Osoby i wybrać osobę. Sekcja „Dokumenty” zawiera listę wszystkich wygenerowanych dokumentów. W przypadku braku dokumentów sekcja będzie pusta.
Protokół przekazania sprzętu komputerowego - lista dokumentów
  • Wybrać z tabliczki sekcji „Dokumenty” opcję „PP – Utwórz protokół przekazania”. System wyświetla makietę protokołu przekazania z elementami:
    • nazwa dokumentu,
    • numer dokumentu (generowany automatycznie),
    • status (zatwierdzony, niezatwierdzony),
    • nazwę podmiotu (zmiana nazwy spowoduje zapisanie celem użycia w przyszłych dokumentach),
    • przekazujący (system podpowiada dane osoby zalogowanej do systemu),
    • odbierający (dane osoby odbierającej),
    • nagłówek (nagłówek dokumentu i treść nagłówka zostaną zapisane z dokumentem),
    • lista urządzeń w protokole. Lista zawiera odpowiednio oznaczone pozycje: urządzenia przypisane już do użytkownika ale niewystępujące w protokole, urządzenia wykorzystywane przez użytkownika, ale niewydane innemu użytkownikowi. Do listy można dodać dowolne urządzenia, które nie zostały jeszcze wydane.
    • uwagi – miejsce na wpisanie uwag do protokołu,
    • załączniki –dowolne załączniki, np. zdjęcia, faktury, protokoły i notatki,
    • stopka (stopka dokumentu i treść stopki zostaną zapisane z dokumentem).
  • Zaktualizować dokument poprzez wypełnienie niezbędną treścią, datą, załącznikami oraz pozycjami urządzeń.
  • Zapisać dokument. Zapisanie dokumentu skutkuje utworzeniem dokumentu w repozytorium dokumentów (sekcja Osoby > Dokumenty) oraz automatycznym przypisaniem urządzeń z protokołu do pracownika.

Uwaga: Urządzeń wydanych protokołem PP nie będzie można wydać innemu pracownikowi bez wcześniejszego wygenerowania protokołu zwrotu (PZ). Zapisany dokument można podglądać na liście dokumentów pracownika, w widoku urządzeń, w widoku komputerów oraz na liście dokumentów  (Osoby > Dokumenty).

Protokół przekazania sprzętu komputerowego

Protokół zwrotu (PZ)

W celu utworzenia protokołu zwrotu należy:

  • Wejść na widok Osoby > Osoby,
  • Wejść do sekcji „Dokumenty”. Sekcja zawiera listę wszystkich wygenerowanych dokumentów,
  • Wybrać z tabliczki sekcji opcję „PZ – Utwórz protokół zwrotu”. System wyświetla makietę protokołu zwrotu z elementami:
    • nazwa dokumentu,
    • numer dokumentu (generowany automatycznie),
    • status (zatwierdzony, niezatwierdzony),
    • nazwę podmiotu (zmiana nazwy spowoduje zapisanie celem użycia w przyszłych dokumentach),
    • przyjmujący (system podpowiada dane osoby zalogowanej do systemu),
    • zwracający (dane osoby zwracającej),
    • nagłówek (nagłówek dokumentu i treść nagłówka zostaną zapisane z dokumentem),
    • lista urządzeń w protokole zbudowana w oparciu o aktualny stan posiadania pracownika. Jeśli pracownik otrzymał w różnym czasie urządzenia (wiele protokołów przekazania), to na liście pojawią się pozycje ze wszystkich protokołów wraz z podaniem numeru protokołu oraz daty protokołu,
    • uwagi – miejsce na wpisanie uwag do protokołu,
    • załączniki – dowolne załączniki, np. zdjęcia, faktury, protokoły i notatki,
    • stopka (stopka dokumentu i treść stopki zostaną zapisane z dokumentem).
  • Zaktualizować dokument poprzez wypełnienie niezbędną treścią, datą, załącznikami oraz wybraniem pozycji, które pracownika zwraca.
  • Zapisać dokument. Zapisanie dokumentu skutkuje utworzeniem dokumentu w repozytorium oraz automatycznym odłączeniem urządzeń do pracownika.

Uwaga: Urządzenia te będzie można wydać innemu pracownikowi. Zapisany dokument można podglądać i drukować z poziomu listy dokumentów pracownika, w widoku urządzeń, na liście dokumentów (Osoby > Dokumenty).

Protokół zwrotu sprzętu komputerowego

Protokół zwrotu + protokół przekazania

W celu utworzenia protokołu zwrotu należy:

  • Wejść na widok Osoby > Osoby,
  • Wejść do sekcji „Dokumenty”. Sekcja zawiera listę wszystkich wygenerowanych dokumentów,
  • Wybrać z tabliczki sekcji opcję „PZ+PP – Utwórz protokół zwrotu i protokół przekazania”. System wyświetla makietę protokołu zwrotu z elementami:
    • nazwa dokumentu,
    • numer dokumentu (generowany automatycznie),
    • status (zatwierdzony, niezatwierdzony),
    • nazwę podmiotu (zmiana nazwy spowoduje zapisanie celem użycia w przyszłych dokumentach),
    • przekazujący (system podpowiada dane osoby zalogowanej do systemu),
    • zwracający (dane osoby zwracającej),
    • odbierający (dane osoby odbierającej),
    • nagłówek (nagłówek dokumentu i treść nagłówka zostaną zapisane z dokumentem),
    • lista urządzeń w protokole zbudowana w oparciu o stan posiadania pracownika. Jeśli pracownik otrzymał w różnym czasie urządzenia (wiele protokołów przekazania), to na liście pojawią się pozycje ze wszystkich protokołów wraz z podaniem numeru protokołu oraz daty protokołu,
    • uwagi – miejsce na wpisanie uwag do protokołu,
    • załączniki – dowolne załączniki, np. zdjęcia, faktury, protokoły i notatki,
    • stopka (stopka dokumentu i treść stopki zostaną zapisane z dokumentem).
  • Zaktualizować dokument poprzez wypełnienie niezbędną treścią, datą, załącznikami oraz wybraniem pozycji, które są przez pracownika zwracane  jednocześnie będą wydane drugiemu pracownikowi.
  • Zapisać dokument. Zapisanie dokumentu skutkuje utworzeniem w repozytorium dwóch dokumentów (PZ – protokół Zwrotu oraz PP – Protokół Przekazania) oraz automatycznym odłączeniem urządzeń od pracownika zwracającego i przypisaniem ich do pracownika odbierającego. Zapisany dokument można podglądać na liście dokumentów pracowników, w widoku urządzeń, na liście dokumentów (Osoby > Dokumenty).

Inne metody generowania protokołów w systemie eAuditor

Protokoły można również generować z innych opcji (miejsc) systemu:

  • z widoku listy urządzeń,
  • z widoków listy komputerów,
  • z informacji szczegółowej komputera,
  • z informacji szczegółowej urządzenia.

W zależności od miejsca generacji dokumentu system podpowiada jedno lub wiele urządzeń / komputerów, np. gdy generujemy protokół przekazania (PP) z informacji szczegółowej komputera, w protokole umieszczony domyślnie zostanie wybrany komputer oraz wszystkie niewydane do tej pory urządzenia, które są przypisane do tego komputera oraz urządzenia, które na tym komputerze zostały użyte (np. pamięci masowe). Lista pozycji protokołu jest modyfikowalna.

W przypadku generacji protokołu zwrotu (PZ) z poziomu listy komputerów w protokole zostanie wyświetlona zostanie lista zawierająca zwracany komputer oraz inne wydane urządzenia powiązane z komputerem. Listę można modyfikować, np. uzupełnić dodatkowymi pozycjami lub wyłączyć wybrane pozycje.

Wydruk protokołów

Utworzone protokoły są zapisywane do repozytorium w postaci z momentu utworzenia, zatem możliwy jest historyczny wydruk protokołu i będzie on tożsamy z wcześniej wydrukowanym oryginałem.

Protokoły przekazania sprzętu komputerowego

Protokoły można drukować z poziomu:

  • repozytorium protokołów (Osoby > Dokumenty),
  • podglądu danego protokołu,
  • informacji szczegółowej urządzenia,
  • informacji szczegółowej komputera.

Raporty (wydrukowane protokoły) są dostępne w dwóch wersjach: podstawowej i rozszerzonej. Zawartości i układ protokołów są modyfikowane za pośrednictwem edytora SAP Crystal Reports.

Jeśli masz pytania dotyczące protokołów w systemie eAuditor – wyślij nam wiadomość

Więcej informacji
2018-11-06T15:19:03+00:00
Menu
Kontakt
RODO
Nowości v6
Filmy instruktażowe
Demo on-line