Skuteczne monitorowanie pracy zdalnej

Praca zdalna – nowa rzeczywistość w czasach koronawirusa

W związku ze stale wzrastającą liczbą przypadków zakażenia koronawirusem (Covid-19) w dniu 8 marca 2020 roku weszła w życie ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19. Coraz więcej pracodawców decyduje się na polecenie swoim pracownikom wykonywania pracy poza siedzibą biura.

Nowy przepis daje pracodawcom szerokie możliwości związane z decydowaniem o tym, komu i na jak długo zlecono pracę zdalną.

Monitorowanie realnego czasu wykonywania pracy zdalnej

Zdaniem wielu pracodawców największym problemem w tego typu współpracy jest brak kontroli nad tym, co pracownicy robią w godzinach pracy. Pracodawca powinien liczyć się z niedogodnościami czy zagrożeniami, takimi jak:

• brak kontroli,
• ryzyko wycieku poufnych informacji,
• kradzież firmowych danych.

Pracownik posiadający zdalny dostęp do służbowego komputera może korzystać z niego bez ograniczeń – nie tylko w czasie wyznaczonych godzin pracy. Z punktu widzenia pracodawcy problemem jest brak wiedzy na temat tego, kiedy i w jaki sposób pracownik korzysta z służbowego sprzętu. Niestety stanowi to potencjalne zagrożenie, jeśli chodzi o bezpieczeństwo IT. Pracodawca, w takim przypadku, musi liczyć się z możliwością wycieku gromadzonych przez organizację danych.

Rozwiązania do monitorowania pracowników

Na rynku istnieją rozwiązania, które świetnie sprawdzają się w sytuacji, kiedy decydujemy się powierzyć pracę zdalną swoim pracownikom. Systemem takim jest eAuditor, który pozwala na profesjonalne zarządzanie infrastrukturą i bezpieczeństwem IT, a także wspiera i uzupełnia procesy strategicznego zarządzania. Dzięki w pełni webowej oraz responsywnej aplikacji, pracodawca jest w stanie monitorować swoją infrastrukturę IT, a także działania przeprowadzane na zdalnych komputerach. Istotną rolę w systemie eAuditor odgrywa także bezpieczeństwo organizacji. Wbudowane w system funkcje klasy DLP (ang. Data Loss Prevention) zapewniają podstawową ochronę biznesową.

Korzystanie z zaufanego oprogramowania monitorującego bezpieczeństwo i infrastrukturę IT, daje Twojej organizacji pewność, że komputery i pracownicy są pod kontrolą a używane czy kopiowane dane podlegają procesowi ciągłego monitoringu.

Monitorowanie pracy pracowników

W praktyce monitorowanie pracy zdalnej jest niechętnie postrzegane przez samych pracowników, jednak zaczyna być coraz częściej stosowane, głównie, aby zwiększyć bezpieczeństwo IT oraz zapewnić wzrost efektywności pracy, szczególnie zdalnej. Dzięki funkcjonalności monitorowania pracowników, eAuditor daje możliwość:

• monitorowania historii logowania pracownika,
• monitorowania aktywności i wydajności pracownika,
• uzyskania szczegółowej informacji o użytkowniku komputera,
• monitorowania wydruków pracownika,
• monitorowania poczty pracownika,
• monitorowania transferu sieciowego pracownika,
• monitorowania stron WWW pracownika,
• monitorowania procesów używanych przez pracownika.

Monitorowanie aktywności pracownika

W przypadku pracy zdalnej pracownika, możliwy jest podgląd jego efektywności pracy. System eAuditor za pomocą agentów zainstalowanych na komputerach pozwala na monitorowanie czasu aktywności pracownika zalogowanego na komputerach. W wyniku takiego monitorowania pracy zdalnej administrator uzyskuje informację, kto i w jakich godzinach był zalogowany na wybranych komputerach.

Aby mieć pełny podgląd na to w jakich godzinach pracownik wykonywał realną pracę, warto skorzystać z opcji jaką jest – Historia logowania pracownika. Wbudowany mechanizm umożliwia monitorowanie godzin logowania / wylogowania pracownika na wybranym komputerze.

Monitorowanie stron www

Praca zdalna wiąże się z ograniczonym zaufaniem co do działań, które faktycznie wykonują pracownicy. Monitorowanie uruchamianych przez pracownika stron WWW pozwala na zbieranie informacji takich jak:

• nazwa użytkownika,
• komputer użytkownika (IP, MAC, nazwa),
• czas spędzony na konkretnej witrynie www,
• czas aktywności na stronie www (użytkownik poruszał myszką lub korzystał z klawiatury),
• czas pasywności na stronie www (otwarte okno było aktywne, ale użytkownik nic nie robił).

Monitorowanie procesów

Ważne jest, aby monitorować procesy pracownika. Wbudowany w systemie eAuditor mechanizm umożliwia monitorowanie procesów uruchamianych świadomie bądź nieświadomie przez zatrudnionego.

Funkcjonalność ta pozwala także na ustalenie, którzy pracownicy, w jakich godzinach wykorzystywali dany program. Administrator otrzymuje także informację o tym, ile realnie pracownik pracował wykorzystując dane narzędzie.

Monitorowanie poczty

Monitorując pracę pracownika można także kontrolować pocztę wychodzącą. Dzięki tej funkcjonalności otrzymujemy szereg przydatnych informacji – począwszy od ilości wysłanych maili w danym okresie czasu, adresata, temacie czy ilości załączników.

Generowanie raportów

eAuditor pozwala na uzyskanie kompleksowych informacji dotyczących każdej zakładki w aplikacji. Raporty można generować według uznania dla wszystkich widoków oraz zdefiniować harmonogram, według którego będą generowały się automatycznie.

Wbudowany system raportujący to:

• ponad 150 raportów, w tym raporty z parametrami statycznymi i dynamicznymi,
• wbudowany harmonogram raportów, który pozwala na wysyłanie raportów e-mailem oraz zapisywanie ich w dowolnie lokalizacji,
• listy raportów z możliwością dowolnego grupowania i przeszukiwania,
• raporty dostępne z każdego widoku.

Więcej o raportowaniu w systemie eAuditor znajdziesz w zakładce Zarządzanie IT -> Raporty.

Podsumowując, decydując się na polecenie swoim pracownikom wykonywania pracy zdalnej, zadbaj o efektywność pracy oraz bezpieczeństwo danych. Korzystając z zaufanego oprogramowania jakim jest eAuditor zmniejszasz ryzyko kradzieży bądź wycieku danych.

Może Cię zainteresować