Inwentaryzacja plików multimedialnych

Audyt w administracji państwowej

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji okazało się, że na większości sprzętów wykryto prywatne pliki typu: .mp3, .avi, .rmvb oraz ogromne ilości plików graficznych. Pomimo wyraźnego zakazu zawartego w regulaminie pracy – pracownicy nagminnie wgrywali tego typu pliki na służbowych komputerach. Jednakże – w zaistniałej sytuacji – największym problemem okazał się brak możliwości łatwego wykrycia i masowego usuwania tego typu plików z komputerów pracowników. Co więcej – pracownicy działu IT nie byli nawet świadomi występowania tego typu problemów. Dodatkowo tak duża ilość plików multimedialnych implikowała również obawy co do ich legalności pod kątem ustawy o prawach autorskich i pokrewnych, dlatego też firma poszukiwała oprogramowania, które skutecznie wykryje i uniemożliwi te procesy.

System eAuditor w administracji publicznej

W obliczu powyższej sytuacji organizacja zwróciła się do nas z zamiarem zakupu i wdrożenia systemu eAuditor, którego jedną z funkcjonalności jest inwentaryzacja plików i multimediów. Od programu oczekiwano, m.in.:

• wykrycia wszystkich plików multimedialnych z kategoryzacją na rozszerzenia,
• przedstawienia lokalizacji plików wraz z możliwością ich usunięcia.

Czas wdrożenia wraz z dystrybucją agentów ze definiowaną dla jednostki konfiguracją zamknął się w trzech godzinach. Następnie – zaledwie po kilku godzinach – dostępne były wyniki skanowania komputerów. Na jednym widoku przedstawiono wszystkie pliki utworzone w danym okresie, takie jak: mp3, avi, rmvb itp. wraz ze wskazaniem ich lokalizacji. Po zaznaczeniu wybranych plików jednym kliknięciem można było je zdalnie usunąć. Pełen czas rozwiązania problemu wyniósł dwa dni robocze.

Dodatkowo zaproponowaliśmy organizacji implementację polityki blokującej wgrywanie plików multimedialnych z dowolnego źródła. Ponadto – w ramach zakupu programu – zasugerowaliśmy doprecyzowanie regulaminu pracy w zakresie przechowywania plików prywatnych na komputerach służbowych oraz stworzyliśmy dodatkowe oświadczenie dla pracowników, w którym przyjmują do wiadomości, że postępowanie sprzeczne z zapisami w przyjętym regulaminie będzie uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.

Korzyści wynikające z zainstalowania oprogramowania eAuditor

• Inwentaryzacja plików i multimediów za pomocą programu eAuditor umożliwia:
• Kompleksową inwentaryzację plików z podziałem na rozszerzenia,
• Wskazania nazwy, lokalizacji oraz wielkości plików,
• Możliwości natychmiastowego usuwania plików,
• Wyeliminowanie plików, do których organizacja nie posiada praw,
• Wyeliminowanie plików nielegalnych, nieużywanych i szkodliwych,
• Gwarancję pełnej kontroli nad plikami zapisanymi w komputerach w infrastrukturze IT,
• Wygodę i komfort pracy, dzięki automatyzacji procesu i zdalnemu dostępowi do zasobów komputera,
• Bezzwłoczne usunięcie plików niedozwolonych przez prawo.

Może Cię zainteresować