System eAuditor posiada szereg funkcjonalności, dzięki którym umożliwia skuteczne zarządzanie infrastrukturą IT.

Problem

Biblioteka miejska, która w swoich strukturach ma ponad 30 filii na terenie miasta wdrożyła oprogramowanie eAuditor w całej swojej organizacji. Po uporządkowaniu kwestii związanych z zarządzaniem sprzętem komputerowym oraz licencjami, dział IT rozpoczął pracę nad przygotowaniem wdrożenia bieżącego monitorowania. Na tym etapie szczególnie istotna okazała się komunikacja z użytkownikami. Dotychczas dział IT korzystał z przekazywania informacji za pomocą wiadomości e-mail – co nie sprawdziło się, m.in.: przez brak odpowiedzi na otrzymany e-mail, brak informacji o jego przeczytaniu czy opóźnienie w odczytywaniu poczty.

Oczekiwania Klienta

Informacja o tym, kiedy i kto wiadomość przeczytał oraz które wiadomości oczekują na odczytanie.

Możliwość wysyłania ostrzeżeń – wiadomości, które zostaną wyświetlone na ekranie komputera bez konieczności ich akceptowania przez pracownika.

Ponadto Klient oczekiwał możliwości stworzenia takiego konta administratora, którego uprawnienia ograniczone będą wyłącznie do funkcji związanych z komunikacją z użytkownikami.

Możliwość określenia, jak często/kiedy wiadomości mają być wysyłane.

Możliwość wysłania wiadomości do wielu użytkowników jednocześnie, jednak z zachowaniem podziału strukturalnego, np. wyślij wiadomość do wszystkich pracowników filii nr 1.

Rozwiązanie

Odpowiedzią na potrzeby Klienta było zapoznanie się i zastosowanie mechanizmów systemu eAuditor 6 oznaczonych jako „serwer wiadomości”. Jest to zespół 4 elementów funkcjonalnych odpowiadających za komunikację z pracownikami:

1. szybka wiadomość – w ramach której Administrator może natychmiastowo – w mniej niż 10 sekund! – wyświetlić np. komunikaty ostrzegawcze wszystkim lub wybranym pracownikom.

2. wiadomości – powiadomienia, które wysyła Administrator do Użytkownika, jednak to użytkownik decyduje, kiedy wyświetlić i przeczytać otrzymaną wiadomość.

3. e-learning – rozbudowany system cyklicznego wysyłania wiadomości (np. szkoleniowych, informacji o zmianach w regulaminach, powiadomień przypominających o dobrych praktykach pracy z komputerem itp.)

4. komunikator, który w tym przypadku nie był podstawowym oczekiwaniem Klienta, jednak pozwala na prowadzenie czatu między Administratorem a Użytkownikiem.

Jedną ze znaczących zalet i jednocześnie cech programu eAuditor jest system nadawania uprawnień.  System pozwala na stworzenie dowolnej liczby kont administracyjnych, z których każde może otrzymać unikatowe i szczegółowe uprawnienia. Profil, który założono zgodnie z oczekiwaniami Klienta, obejmował warunki:

a. dostęp wyłącznie do funkcji: szybka wiadomość i wiadomości (wszelkie widoki w systemie m.in. o komputerach, licencjach, monitorowaniu mają być niedostępne/nieaktywne);

b. możliwość wysyłania wiadomości do wszystkich użytkowników;

c. możliwość wysyłania wiadomości „do komputerów” w celu ich automatycznego wyświetlenia (bez potwierdzenia przez użytkownika), ograniczona wyłącznie do wskazanych struktur organizacyjnych.

Rezultat

W efekcie zastosowania powyższych narzędzi zbudowano nowy standard komunikacji pomiędzy działem IT a pracownikami.

  • Szybkie wiadomości (ostrzeżenia/alerty) wykorzystywane są w przypadku, gdy należy niezwłocznie poinformować pracowników, np. o planowanej przerwie w dostępie do zasobów sieciowych, a także gdy należy ostrzec pracowników np. przed otwieraniem podejrzanej korespondencji e-mailowej (ataki phishingowe).
  • Wiadomości znalazły swoje zastosowanie jako podstawowa forma informacji przekazywanych użytkownikom komputerów. Dzięki możliwości zdefiniowania cyklu wysyłania wiadomości, Administratorzy mają pewność (oraz potwierdzenie w systemie), że każdy pracownik – np. raz w miesiącu – otrzyma określoną informację.
  • Kierownik działu IT zadecydował o udostępnieniu komunikatora dla użytkowników, z którego mogą skorzystać w razie potrzeby uzyskania szybkiego kontaktu z działem utrzymania sprzętu.

Wykorzystaniem funkcji e-learning zainteresował się także dział kadr, który odpowiedzialny jest za organizację szkoleń wewnętrznych (w tym szkoleń dotyczących przestrzegania regulaminów). Po krótkim wprowadzeniu dział kadr przeprowadził pilotażowe szkolenie przypominające o najważniejszych założeniach regulaminów.

  • Wprowadzono cykl komunikatów zawierający treści, zdjęcia oraz linki.
  • Następnie zdefiniowano warunki przeprowadzenia szkolenia. Przez dwa tygodnie dostarczana będzie jedna wiadomość/lekcja dziennie (w dni robocze, oprócz poniedziałków).
  • Szkolenie zostało wysłane do wszystkich pracowników i od tego momentu możliwe było bieżące ewidencjonowanie jego postępów w ujęciu „osoba – temat szkolenia – postęp”, np. dany użytkownik uczestniczył w 3 z 8 szkoleń dot. BHP.

Wnioski

Efektywna, czyli szybka i pewna komunikacja między działem IT a użytkownikami jest szczególnie istotna dla organizacji rozbudowanych oraz rozproszonych (wielolokalizacyjnych), gdzie możliwość bezpośredniego dotarcia do pracownika jest ograniczona.

Jeśli narzędzia odpowiedzialne za komunikację, szkolenia dostarczane są w ramach czytelnego interfejsu (niewymagającego wiedzy technicznej oraz pozbawionego zbędnych informacji). dzięki czemu znajdą szerokie zastosowanie w całej organizacji – nie tylko w IT.

Bieżący dostęp do informacji o odczytaniu wiadomości czy zapoznania się z ostrzeżeniem, nie pozostawia żadnych wątpliwości. W chwili gdy zajdzie konieczność udokumentowania przekazania informacji na czas czy udokumentowania wykonania szkolenia.

Jeśli masz pytania dotyczące funkcjonalności systemu eAuditor – wyślij nam wiadomość

Więcej informacji